Negli ultimi tempi, una vignetta ironica che gira sui social riassume il pensiero di molti professionisti: "Non voglio una call, ma una mail che spiega esattamente la tua richiesta". Una frase che può sembrare estrema, ma che porta alla luce un punto importante: l'ottimizzazione dei processi di lavoro passa anche dall'organizzazione delle comunicazioni, con un uso intelligente di strumenti asincroni come email, board di progetto e chat aziendali.
Il retaggio delle call: “Ti chiamo, faccio prima”
Abbiamo ereditato la convinzione che una telefonata o una call sia sempre il modo più rapido per comunicare, un retaggio di un’epoca in cui gli strumenti per l’interazione aziendale erano pochi e meno flessibili. Oggi, però, le tecnologie digitali ci offrono una serie di strumenti preziosi che consentono di ridurre il tempo e lo sforzo necessari per trasmettere un’informazione senza perdere di efficacia. Da WhatsApp e Telegram a Slack/Discord, passando per sistemi di ticketing e board Kanban, abbiamo infinite modalità di comunicazione in base alle esigenze, oltre alla classica posta elettronica che, nonostante i suoi anni, continua a dimostrarsi uno dei canali più potenti e organizzati.
Perché la cara vecchia email è ancora insostituibile
La posta elettronica potrebbe sembrare “antiquata”, ma è tutt'altro che obsoleta: permette di tenere tutto organizzato, con eventi calendarizzati, documenti allegati, etichette, cartelle, e promemoria. A differenza di una call improvvisa, una email ci consente di rispondere con calma, di pensare alla migliore soluzione e di documentare tutto il necessario senza interruzioni. Inoltre, una comunicazione scritta è sempre disponibile come riferimento, rendendo facile ritrovare informazioni specifiche e mantenere una traccia precisa del dialogo.
Vocali: quando e come usarli per comunicare in modo efficace
I messaggi vocali sono una modalità di comunicazione di compromesso tra una telefonata e un messaggio scritto. Tuttavia, non sono sempre la scelta migliore, specialmente in situazioni rumorose o quando si è di fretta. Un vocale ben fatto dovrebbe essere conciso, chiaro, e facilmente comprensibile, altrimenti rischia di creare solo frustrazione e perdita di tempo per chi ascolta. Se si sceglie di utilizzare i vocali, è fondamentale essere diretti e non dilungarsi troppo per non rendere il messaggio poco utile, simile a una call improvvisa che potrebbe facilmente essere sostituita da un messaggio più efficace.
Comunicazione asincrona: rispetto per il tempo di lavoro altrui
Quando qualcuno dice "non voglio una call", spesso non si tratta di mancanza di interesse, ma di una preferenza per una comunicazione meno invasiva, che non interrompa il flusso di lavoro. Ogni call, infatti, comporta una sospensione delle attività che stavamo svolgendo, richiede disponibilità e concentrazione, spesso distogliendo da compiti importanti. La comunicazione asincrona, al contrario, permette di rispondere nei momenti opportuni, rispettando il proprio e altrui tempo e garantendo così una maggiore produttività.
Abituarsi a comunicare in modo asincrono permette anche di dedicare più attenzione a quello che si scrive: possiamo rileggere, correggere, approfondire e riorganizzare il messaggio, migliorando la qualità e la completezza delle informazioni.
La comunicazione scritta è un investimento sulla produttività
Investire tempo nella comunicazione scritta non è solo un’abilità, ma una risorsa che ci permette di guadagnare in chiarezza ed efficacia. Un messaggio ben strutturato è più utile di un’interruzione telefonica e ci permette di avere a disposizione un riferimento chiaro per qualsiasi esigenza futura. Naturalmente, attenzione ai tempi: meglio programmare l’invio dei messaggi se si scrive fuori orario lavorativo, evitando così di disturbare i colleghi.
Rendi più efficiente la comunicazione nella tua azienda
Se anche tu credi che una comunicazione più organizzata e meno invasiva possa migliorare la produttività e ottimizzare i processi di lavoro nella tua azienda, contattaci per una consulenza. Ti aiuteremo a trovare le soluzioni giuste per sviluppare un sistema di comunicazione efficace e strutturato, migliorando così il flusso di lavoro del tuo team e riducendo le interruzioni inutili.